Hitelesítés alkalmával irodánk aláírást és másolatot hitelesít, váltóóvást vesz fel, vagy más jogi jelentőségű tényt, különös bizonyító erővel tanúsít. Hitelesítések körébe tartozik továbbá a közhitelű nyilvántartások például: cég-, ingatlan-, zálogjogi nyilvántartás adatairól kiállított igazolás.
Hitelesítések gyakori esetei:
aláírási címpéldány: készítéséhez 30 napnál nem régebbi társasági szerződésre, alapító okiratra, alapszabályra vagy cégkivonatra, valamint a társaság képviseletére jogosult személy személyi igazolványára, és lakcímkártyájára van szükség; társadalmi szervezet (egyesület, alapítvány) esetben a nyilvántartó bíróság 30 napnál nem régebbi kivonatára.
aláírás hitelesítés: készítéséhez magánszemély esetében személyi igazolványra és lakcímkártyára, míg gazdasági társaság ügyfél esetén 30 napnál nem régebbi társasági szerződésre, vagy cégkivonatra is szükség van. A hitelesítési záradékot az ügyfél által készített és hozott okiratra, vagy ahhoz fűzve helyezzük el. Ezen esetben a hitelesítés azt tanúsítja, hogy az irodában megjelent ügyfél, személyazonosságának igazolása után személyesen írta alá az adott okiratot, tehát az aláírás hitelesítés során irodánk az okiratot sem formailag, sem tartalmilag nem vizsgálja, így az abban foglaltak valódiságát a közjegyzői tanúsítvány nem szavatolja.
másolat hitelesítés: készítéséhez az eredeti okiratra, valamint arról annyi másolati példányra van szükség, ahány példányt az ügyfél kér. A másolatoknak az eredeti okirattal egyezően kell kinézniük. Szükséges tovább a hiteles másolatot kérő ügyfél személyi igazolványa, lakcímkártyája is. Személyes okmányokról (személyi igazolvány, útlevél, vezetői engdély) készített hitelesítés esetében – Kamarai iránymutatás alapján - csak az okmány tulajdonosa által személyesen hozott eredeti példányról tudunk hiteles másolatot készíteni.
közhitelű nyilvántartás adatainak tanúsítása: készítéséhez az azt igénylő ügyfél személyes okmányaira van szükség.
Gazdasági társaságok adatairól, a Microsec rendszeren keresztül, elektronikus úton cégkivonatot, cégmásolatot, illetve cégbizonyítványt tudunk lekérdezni. A lekérdezéshez a cég cégjegyzékszámára, vagy adószámára van szükség.
Földhivatal adatbázisából a TAKARNET rendszeren keresztül tudunk elektronikus úton lekérdezni tulajdoni lapot, akár teljes, akár szemle változatban.
Természetesen lehetőség van irodánkban a Magyar Országos Közjegyzői Kamara által vezetett zálogjogi nyilvántartás adataiból is tanúsítványt kiállítani, ehhez gazdasági társaság, mint zálogkötelezett esetében cégjegyzékszámra és adószámra, magánszemély esetében pedig személyes adatok megadására van szükség.